Eljárási szabályzat az LkSG (az ellátási lánc átvilágításáról szóló német törvény) 8. § 2. szakasza értelmében
I. A panasztételi eljárás felállítása és célja
A Miele vállalat megfelelő panasztételi eljárást dolgozott ki az LkSG 8. § értelmében. A panasztételi eljárás lehetővé teszi az egyének számára, hogy felhívják a figyelmet az emberi jogi és környezeti kockázatokra, valamint az emberi jogok vagy a környezetvédelmi kötelezettségek megsértésére, ami a vállalat saját üzleti területén, egy közvetett vagy közvetlen beszállítóval való gazdasági tevékenység következtében keletkezett.
II. Felelősség és elérhetőség
A panasztételi eljárást külső bizalmi ügyvéd (ombudsman) intézi, aki a következő címen érhető el:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0/Mobil: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Bejelentési platform: www.report-tvh.com
Weboldal: www.thielvonherff.de
A bizalmi ügyvéd független és önálló ügyvédként jár el. Pártatlan, és nem függ a vállalat utasításaitól a tényszerű feldolgozás tartalmát illetően. A bizalmi ügyvédet titoktartás köti. Kívánság esetén bizalmasan kezeli a bejelentő személy személyazonosságát.
III. Panasztételi eljárás
A bizalmi ügyvéd fogadja a panaszt, és szükség esetén megbeszéli a panaszbejelentővel a tényállást. A bejelentő személy minden esetben visszaigazolást kap a bejelentés átvételéről.
A bizalmi ügyvéd ellenőrzi, hogy az LkSG értelmében fennállhat-e kötelezettségszegés vagy más törvények vagy belső szabályok elleni vétség. Ha erre elegendő indok áll fenn, akkor a hozzá benyújtott tényeket engedélyezett formában vizsgálat céljából továbbítja a vállalatnak, ahol a Compliance (megfelelőségi) osztály felelős az operatív végrehajtásért. Maga a bizalmi ügyvéd nem végez vizsgálatot, hogy a semlegességét ne veszélyeztesse.
A vállalat a jogszabályoknak és a belső szabályoknak megfelelően, valamint az összes érintett fél érdekeit figyelembe véve követi nyomon az információkat. A vizsgálatot gördülékenyen és nagyobb megszakítások nélkül kell elvégezni.
A vizsgálatban érintett személyekkel tisztességesen és tiszteletteljesen kell eljárni. Minden érintettet megillet az ártatlanság vélelme. Biztosítani kell a meghallgatáshoz való jogot. Ezért a bejelentés által érintett személyeket a lehető leghamarabb értesíteni kell a beérkezett bejelentésről, és tájékoztatni kell őket a tájékoztatáshoz és helyesbítéshez való jogukról. Ha azonban fennáll annak a komoly kockázata, hogy ez a tájékoztatás veszélyeztetné a bejelentés kivizsgálását, a tájékoztatást el lehet halasztani a vizsgálat befejezéséig vagy a kockázat megszűnéséig.
A vizsgált tényállás jogi értékelését és a helytelen üzleti gyakorlat megszüntetésére és megelőzésére alkalmas intézkedések meghatározását a vállalat végzi, amely e célból a bizalmi ügyvédet is igénybe veheti. Ilyen intézkedések lehetnek például a megfelelő civiljogi lépések vagy egy hatóság bevonása. Ha egy konkrét esetben nem nyer bizonyítást a szabálysértés, akkor is javaslatot lehet tenni a munka- és üzleti folyamatok megváltoztatására, valamint a szervezeti és magatartási előírások módosítására.
A panaszt bejelentő személyt a bizalmi ügyvéd bármikor tájékoztathatja a tényállásról. A jelentéstételt követő három hónap múlva a panaszbejelentő visszajelzést kap a bejelentést követő intézkedésekről. A bizalmi ügyvéd legkésőbb a folyamat lezárását követően a törvény által megengedett mértékben tájékoztatja az eredményről.
IV. A panaszt bejelentő személy védelme
A panaszt bejelentő személy alapvetően védve van a megkülönböztető vagy fegyelmi intézkedésekkel szemben. Nem tűrjük az ellene irányuló megtorlást. A bejelentőkkel szembeni megtorlásra utaló jelek esetén azonnal kapcsolatba kell lépni a bizalmi ügyvéddel.
Ha a bizalmi ügyvéd biztosította a panaszt bejelentő személyt a titoktartásról, a bejelentő beleegyezése nélkül nem adja ki annak nevét és személyazonosságát a vállalatnak vagy harmadik félnek. Amennyiben a bizalmi ügyvédet tanúként vonják be büntetőjogi, civiljogi vagy egyéb eljárásba, a panaszt bejelentő személy nevét és személyazonosságát csak akkor hozza nyilvánosságra, ha ezt mind a bejelentő, mind a vállalat írásban engedélyezi.
A panaszt bejelentő személy személyazonosságának megóvására irányuló kívánsága ellentétes a panasz által érintett személyek azon érdekével, hogy az ügy tényei nyilvánosságra kerüljenek. Ez a másik oka annak, amiért a panaszok és információk bejelentésének lehetőségével való szándékos visszaélést nem toleráljuk. Az első beszélgetéskor a bizalmi ügyvéd köteles tájékoztatni a panaszt bejelentő személyt arról, hogy a panasztételi eljárással való szándékos visszaélés esetén személyazonosságát a vállalat tudomására lehet hozni.
V. Adatvédelem
A bizalmi ügyvéd biztosítja a törvényben előírt nyilvántartás-vezetési kötelezettségek és adatvédelmi jogi rendelkezések betartását. A begyűjtött személyes adatok a panaszt bejelentő és az érintett személyek személyazonosságára, beosztására és elérhetőségére vonatkozó információkra, valamint az ügy tényállásának feldolgozásához feltétlenül szükséges további személyes adatokra korlátozódnak. Ezeken kívül csak a bejelentett tényállásokat, feldolgozási adatokat, a bejelentés nyomon követését, valamint a vizsgálati jelentéseket tárolják el.
A panaszbejelentések és a vizsgálatok keretében begyűjtött személyes adatokat a vizsgálatok lezárását követően két hónapig kell megőrizni. Ez az időtartam annak megfelelően hosszabbodik, ha a vizsgálat lezárását követően fegyelmi vagy bírósági eljárások és egyéb olyan viták indulnak, amelyekhez az adatokat fel kell használni.
Az adatvédelmi megbízott rendszeresen ellenőrzi, hogy a panasztételi eljárás megfelel-e az adatvédelmi előírásoknak.
VI. A panasztételi eljárás eredményessége
A panasztételi eljárás eredményességét évente egyszer, valamint eseményhez kapcsolódóan ellenőrzik, például ha a vállalatnak saját üzleti területén vagy közvetlen beszállítójánál jelentősen megváltozott vagy jelentősen kibővült kockázati helyzettel kell számolnia, például új termékek, projektek vagy egy új üzleti terület bevezetése miatt.